Ilyasweb Genggam Dunia Dengan Teknologi!
Contoh Invoice – Dalam melakukan suatu transaksi, baik dalam skala besar maupun kecil pasti akan ada sales invoicenya. Sales invoice atau dalam Bahasa Indonesia biasa disebut dengan faktur penjualan.
Setiap transaksi yang dilakukan oleh pelaku usaha ataupun perusahaan pasti membutuhkan invoice sebagai bukti pembayaran.
Contoh invoice yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan bisa dilihat jika pembeli atau pelanggan membutuhkan detail pembayaran untuk transaksinya.
Invoice ini sendiri sebenarnya tidak serta merta dibutuhkan dalam setiap transaksi dilakulan, ada beberapa pelanggan yang tidak terlalu mempertanyakan detail pembayaran jasa atas transaksi yang dilakukannya.
Hal seperti tadi membuat perusahaan hanya perlu mengeluarkan kwitansi saja tanpa perlu menyertakan invoice atau faktur penjualan.
Invoice atau faktur penjualan dibuat sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Artinya, nota dikeluarkan sesuai dengan barang dan jasa yang telah dikirimkan ataupun diterima dengan sempurna oleh konsumen atau pemsan.
Dalam beberapa kasus transaksi, ada konsumen yang menolak barang yang datang karena tidak sesuai dengan ekspekstasi, makanya penadatangan faktur atau invoice sebaiknya setelah barang diterima atau delivery order telah selesai.
Pengertian Invoice
Invoice atau faktur penjualan adalah selebaran tagihan atau bukti pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan kepada pelanggan yang telah melakukan pembeliaan jasa ataupun barang kepada perusahaan.
Bukti pembayaran ini biasanya diminta oleh para konsumen yang ingin melihat detail pembelian dan pembayaran atas barang yang telah dibelinya disebuah toko ataupun perusahaan penyedia jasa.
Contoh invoice ini sendiri yang awalnya berupa selebaran yang biasanya dikirim bersamaan dengan barang yang dikirimkan kepada konsumen mengalami perubahan.
Perubahan ini terjadinya karena perubahan zaman, di mana yang dulunya berupa kertas, saat ini invoice juga sudah ada yang berwujud eleltronik yang sah sebagai bukti transaksi.
Invoice elektronik ini biasanya akan keluar otomatis sesaat setelah pembayaran sukses dilakukan.
Pemberian invoice ini secara otomatis akan memperbaharui catatan pada pembukuan perusahaan. Dimana invoice masuk kedalam piutang dagang, itulah sebabnya invoice ini termasuk ke dalam pencatatan piutang.
Pencatatan invoice sendiri umumnya dikenal dengan dua cara pencatatan, yakni manual dan sistem komunikasi komputer.
Saat ini banyak perusahaan yang telah menggunakan komputer untuk membuat invoice secara online, karena lebih mudah dan cepat.
Fungsi Invoice
Faktur atau nota penjualan (sales invoice) yang merupakan dokumen tagihan atas pembelian yang telah dilakukan oleh konsumen.
Ada banyak contoh invoice yang biasa dikeluarkan oleh suatu perusahaan penyedia barang dan jasa. Adapun fungsi dari inoice ini sendiri adalah sebagai berikut :
- Menjadi bukti jika hal yang tidak diinginkan terjadi dalam proses pengiriman ataupun sebagai rujukan jika terjadi kesalahan perhitungan jumlah tagihan.
- Sebagai sumber informasi terkait barang dan jasa yang dibeli oleh pelanggan terhadap suatu perusahaan.
- Dapat menjadi nota tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen atas pembelian barang dan jasa yang dibelinya.
- Sumber informasi untuk pembukuan keuangan terkait transaksi
- Dalam beberapa kondisi, invoice biasanya digunakan sebagai rujukan untuk faktur pajak.
- Bukti sah jika barang yang telah dibeli akan dijual kembali ke pihak yang lain.
Komponen Invoice
Sebelum kita mengetahui bagaimana saja contoh-contoh invoice yang biasanya dikeluarkan oleh perusahaan, sebaiknya terlebih dahulu mengetahui apa saja komponen yang ada pada faktur atau nota penjualannya ini. Komponen ini merupakan bagian-bagian yang harus ada dan tertera dalam suatu invoice penjualan.
Meskipun faktur penjualan ini tidak memiliki bentuk baku seperti faktur paja pada umumnya, tetapi Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mengatur komponen yang ada dalam invoice. Adapun komponen-komponenya yaitu :
- Nama, alamat serta NPWP atau Nomor Pokok Pajak yang menyerahkan barang
- Nama pelanggan yang akan menerima barang, sebagai bukti otentuk bahwa telah terjadi transaksi oleh kedua belah pihak.
- Jenis barang yang diserahkan
- Harga jual, termasuk didalamnya pajak pertambahan nilai
- Pajak penjualan jika barang tergolong mewah
- Tanggal, nomor seri, dan ode faktur penjualan atau invoice. Komponen ini sangat penting agar bisa menjadi pembeda antara transaksi satu dengan transaksi yang lainnya.
- Detail transaksi yang biasanya tersedia kolom besar sebagai tempat untuk mencatat detail transaski yang dilakukan.
- Jumlah yang harus dibayar, komponen satu ini mencakup total biaya yang harus dibayar oleh konsumen.
- Tempat tanda tangan, komponen satu ini jelas harus ada dalam invoice. Kotak tanda tangan ini biasanya berjumlah dua, yakni untuk pengirim dan juga penerima. Ini mengindikasikan bahwa transaksi dilakukan atas pesetujuan kedua belah pihak. Jadi, jika barang yang diterima oleh pelanggan tidak sesuai dengan pesanan, maka pelanggan tadi bisa melakukan complain kepada pengirim yang namanya tercantum pada lembar invoice.
Jenis-Jenis Invoice
Fenoza berpendapat bahwa invoice memiliki 3 jenis yang sering sekali digunakan untuk bertransaksi oleh perusahaan-perusahaan besar maupun kecil. Berikut 3 jenis invoice :
1. Invoice Konsuler
Jenis invoice pertama yang biasa dipakai dalam transaksi perusahaan adalah invoice konsuler. Invoice jenis ini termasuk khusus, karena hanya digunakan dalam perdagangan berskala internasional, seperti ekspor-impor.
Dimana dalam penggunaannya harus ada persetujuan dari pihak negara, seperti kedutaan di negara pengekspor dan pengimpor.
2. Invoice Proforma
Jenis invoice ini sifatnya sementara karena diberikan kepada konsumen sebelum pengirim mengirimkan semua pesanan ke alamat konsumen.
3. Invoice Biasa
Jenis invoice selanjutnya adalah invoice biasa, sesuai dengan namanya invoice ini paling sering digunakan saat bertransaksi dalam dunia bisnis. Invoice sederhana ini memuat harga dan juga rincian itemnya.
Contoh Invoice
Nah setelah mengetahu pengertian, fungsi, jenis, dan juga komponen dari invoice atau faktur penjualan diatas, sekarang mari simak apa saja contoh invoice yang biasa digunakan dalam dunia perdagangan ataupun transaski kecil maupun besar yang dilakukan oleh suatu perusahaan. Adapun ulsannya berikut ini :
1. Invoice Pembayaran
Invoice pembayaran dikeluarkan setelah pelanggan membayarkan tagihan baik separuh maupun lunas. Berikut ini contoh invoice pembayaran :
2. Invoice Hotel
Sesuai dengan nama perusahaannya, contoh invoice atau faktur penjualannya yang selanjutnya adalah yang dikeluarkan oleh pihak hotel.
Pemberian faktur ini adalah ketika tamu sudah melakukan check out dan telah melakukan pembayaran sesuai tagihan yang sudah disepakati. Berikut contoh invoice hotel :
3. Invoice Pelunasan
Invoice satu ini dikeluarkan oleh perusahaan dalam kondisi dimana konsumen telah melakukan pelunasan barang ata jasa yang telah diberikan oleh penyedia jasa. Tagihan pelunasan dikeluarkan pada saat tagihan dinyatakan lunas. Berikut contohnya :
Hal yang membedakan contoh invoice pelunasan ini dengan invoice yang lain adalah adanya stempel bertuliskan “LUNAS” pada selebaran invoice.
Hal yang harus diperhatikan dalam mengeluarkan faktur ini adalah tanggal pelunasan agar nantinya ada sumber bukti jika ada hal-hal yang terjadi diluar keinginan.
4. Invoice Penjualan Barang
Contoh invoice yang selanjutnya adalah invoice barang. Contoh satu ini dikeluarkan apabila terjadi transaksi jual-beli berupa barang, dimana didalanya sudah tercantum lengkap biaya yang harus dibayarkan agar barang bisa sampai ditangan yang membelinya. Berikut contoh invoicenya :
Order atau pemesanan juga dicantumkan secara jelas dalam invoice barang ini. Rekening yang ditujukan untuk mentransfer jumlah pembatyaran juga sudah tertera dalam invoice barang yang dikeluarkan oleh perusaahaan tempat konsumen membeli barang ataupun jasa.
5. Invoice Penagihan
Transaksi yang terjadi dalam dunia perdagangan tidak melulu dilakukan secara cash, ada kalanya dalam kondisi tertentu transaksi dilakukan dengan cara kredit.
Hal itulah yang kemudian membuat perusahaan mengeluarkan invoice penagihan kepada konsumen atas barang atau jasa yang telah dibelinya. Berikut contohnya :
Contoh invoice satu ini memiliki komponen yang sedikit berbeda dengan invoice yang sebelu-sebelumnya, dimana pada invoice penagihan ini terdapat kesepakatan. Kesepakatan tesebut berupa perjanjian yang jika tagihan tidak dibayarkan atau terlambat dibayar, maka akan dikenakan biaya tambahan berupa bunga sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Invoice Jasa
Bagi perusahaan penyedia jasa pasti juga sangat memerlukan invoice sebagai bukti penjualan. Invoice jasa ini dapat membatu pembukuan keuangan suatu perusahaan menjadi lebih rapih, karena adanya bukti transaksi baik berupa pemasukan ataupun pengeluaran. Berikut contohnya :
Dalam beberapa kasus, seperti perusahaan bimbel, pemberian invoice biasanya tergantung kesepakatan penyedia jasa dan penerima jasa.
Biasanya perusahaan fotografi ini mengirimkan invoicenya setelah acara selesai. Namun, itu semua kembali lagi pada kesepakatan.
Invoice haruslah dibuat sesuai dengan prosedur yang tepat, baik, dan benar untuk pembukuan keuangan yang lebih terstruktur.
Penggunaan invoice ini sangatlah penting agar usaha yang dilakukan terbilang legal dan tidak terkesan abal-abal jika tidak menyertakan bukti penjualan atau invoice dalam setiap transaksi yang dilakukan.
Seperti misalnya, ada pelanggan yang meminta bukti bahwa barangnya sudah diproses, pemberian invoice ini akan memperkuat bahwa pesanannya memang telah diproses oleh penyedia barang dan jasa tempatnya membeli.
Dengan adanya bukti kuat inilah sehingga dapat meminamalisir segala kesalapahaman nantinya.
Itulah tadi beberapa ulasan mengenai pengertian, jenis, komponen penting, serta contoh invoice yang biasa dipergunakan dalam dunia bisnis seperti perdagangan oleh perusahaan. Semoga artikel Ilyasweb ini bermanfaat bagi banyak pihak serta bisa membantu dalam memahami segala hal yang terkait dengan transaksi dan juga pembayaran-pembayarannya yang termuat didalamnya.
