Cara Membuat Surat yang Baik dan Benar

Hello Sobat Ilyas!

Mungkin di era digital seperti sekarang ini, surat sudah tidak sering digunakan lagi. Namun, sebaiknya kita tetap mengetahui cara membuat surat yang baik dan benar. Hal ini berguna jika nantinya kita membutuhkan surat resmi seperti surat lamaran kerja, surat izin, atau surat penting lainnya.

Mengenal Jenis-jenis Surat

Sebelum kita memulai pembahasan cara membuat surat, perlu diketahui terlebih dahulu bahwa ada beberapa jenis surat. Jenis-jenis surat tersebut antara lain surat pribadi, surat dinas, surat resmi, surat niaga, dan surat kabar. Masing-masing jenis surat memiliki format dan tata bahasa yang berbeda-beda.

Menentukan Tujuan Surat

Sebelum mulai menulis surat, pastikan terlebih dahulu untuk menentukan tujuan surat tersebut. Apakah surat tersebut untuk memberikan informasi, meminta izin, atau meminta bantuan. Hal ini akan memudahkan kita untuk menentukan gaya penulisan dan kata-kata yang tepat.

Menggunakan Format Surat yang Tepat

Setiap jenis surat memiliki format yang berbeda-beda. Misalnya, surat dinas memiliki format yang lebih formal dibandingkan dengan surat pribadi. Pastikan untuk mengetahui format surat yang tepat sesuai dengan jenis surat yang hendak ditulis.

Menyusun Isi Surat dengan Jelas dan Tepat

Setelah mengetahui format surat yang tepat, langkah selanjutnya adalah menyusun isi surat dengan jelas dan tepat. Pastikan untuk menyajikan informasi dengan rapi dan terstruktur. Sertakan informasi yang relevan dengan tujuan surat yang hendak ditulis.

Menggunakan Bahasa yang Baku dan Tepat

Dalam menulis surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baku dan tepat. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu informal atau slang. Gunakan frasa-frasa yang sopan dan tidak menyinggung perasaan penerima surat.

Menulis Surat dengan Tangan atau Komputer

Pada zaman dulu, surat selalu ditulis dengan tangan. Namun, sekarang ini sudah banyak orang yang menggunakan komputer untuk menulis surat. Tidak ada aturan yang mengharuskan untuk menulis surat dengan tangan atau komputer. Namun, pastikan untuk memilih cara yang nyaman dan mudah untuk dilakukan.

Memilih Jenis Kertas yang Tepat

Selain format dan bahasa, pemilihan jenis kertas juga penting dalam pembuatan surat. Pilih jenis kertas yang sesuai dengan jenis surat yang hendak ditulis. Misalnya, kertas bergaris untuk surat pribadi, kertas kuarto untuk surat dinas, dan sebagainya.

Membuat Kop Surat

Untuk surat resmi atau surat dinas, sebaiknya dilengkapi dengan kop surat. Kop surat berisi informasi tentang lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Informasi yang biasanya terdapat pada kop surat antara lain nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan logo.

Menandatangani Surat

Setelah surat selesai ditulis, jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut. Tanda tangan menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan sah. Pastikan juga untuk mencantumkan tanggal penulisan surat.

Melampirkan Lampiran

Jika ada dokumen atau informasi tambahan yang perlu disertakan, cantumkan dalam lampiran. Lampiran biasanya diletakkan pada bagian akhir surat.

Menyimpan Salinan Surat

Sebelum mengirim surat, pastikan untuk menyimpan salinan surat tersebut. Salinan surat berguna sebagai bukti jika nantinya terjadi masalah atau perlu dilakukan follow-up.

Mengirim Surat dengan Benar

Setelah surat selesai ditulis dan ditandatangani, kirim surat dengan benar. Pastikan alamat penerima surat sudah benar dan jangan lupa untuk mencantumkan perihal surat pada amplop.

Mengikuti Aturan Etika dalam Menulis Surat

Selain format dan bahasa, etika juga penting dalam menulis surat. Hindari menulis hal-hal yang tidak pantas atau menyinggung perasaan penerima surat. Gunakan bahasa yang sopan dan menghormati penerima surat.

Menyampaikan Pesan dengan Jelas dan Tegas

Pastikan pesan yang hendak disampaikan dalam surat sudah jelas dan tegas. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau tidak jelas maknanya. Sampaikan pesan secara langsung dan tepat sasaran.

Menghindari Kesalahan dalam Menulis Surat

Sebelum mengirim surat, pastikan untuk memeriksa kembali isi surat dan tata bahasa yang digunakan. Hindari kesalahan penulisan seperti ejaan yang salah atau kalimat yang tidak lengkap.

Menjaga Keharmonisan dalam Surat Pribadi

Jika menulis surat pribadi, pastikan untuk menjaga keharmonisan dalam berbicara dengan penerima surat. Hindari menulis hal-hal yang tidak perlu atau menyinggung perasaan penerima surat.

Menulis Surat dengan Hati-hati dan Teliti

Menulis surat memang terlihat mudah, namun sebaiknya dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Pastikan setiap kata yang digunakan sudah tepat dan sesuai dengan tujuan surat yang hendak ditulis.

Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Meskipun menggunakan bahasa yang baku, sebaiknya tetap menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Hindari penggunaan istilah yang sulit dipahami atau bahasa yang terlalu kaku.

Mengikuti Contoh Surat yang Sudah Ada

Jika bingung dalam menulis surat, coba mengikuti contoh surat yang sudah ada. Ada banyak contoh surat resmi dan surat pribadi yang bisa ditemukan di internet atau buku panduan.

Berlatih Menulis Surat

Seperti halnya menulis, menulis surat juga perlu dilatih secara teratur. Berlatih menulis surat akan membuat kita semakin terbiasa dengan format dan tata bahasa yang tepat.

Kesimpulan

Menulis surat memang terlihat mudah, namun sebaiknya dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Pastikan format, tata bahasa, dan bahasa yang digunakan sudah sesuai dengan jenis surat yang hendak ditulis. Jangan lupa untuk menandatangani surat dan mengirimnya dengan benar. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Sobat Ilyas dalam membuat surat yang baik dan benar.Sampai jumpa kembali di artikel menarik lainnya!